Abrechnung von Reisekosten – Was ist dabei zu beachten?

Wenn einer eine Reise tut.

Reisekosten können unabhängig ob Unternehmer oder Arbeitnehmer abgerechnet werden. Man unterscheidet nach:           

• Dienstreise oder Geschäftsreise      
• Fahrtätigkeit       
• Einsatzwechseltätigkeit        

Man spricht in allen Fällen von einer Auswärtstätigkeit.          

Grundsatz            

Nachfolgendes gilt sowohl für die steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung der Reisekosten, als auch für die Geltendmachung in der Einkommensteuererklärung. In vielen Fällen erfolgt eine teilweise Erstattung des Arbeitgebers. Dann kann man die übersteigenden Beträge in der Steuererklärung geltend machen.

Dienstreise oder Geschäftsreise

Solche Reisen liegen vor, wenn der Unternehmer oder Arbeitnehmer außerhalb seiner (ersten) Tätigkeitsstätte aus dienstlichen Gründen tätig wird. Auf die Entfernung kommt es nicht an.   

Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit üben in der Regel Kraftfahrer aus. In diesen Fällen liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor.    

Einsatzwechseltätigkeit

Wer ständig an anderen Einsatzstellen arbeitet, übt eine Einsatzwechseltätigkeit aus. Das gilt sowohl für Baustellen, als auch Unternehmer oder Mitarbeiter im Außendienst. In diesen Fällen liegt auch keine erste Tätigkeitsstätte vor.

Erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte (früher regelmäßige Arbeitsstätte) ist entscheidend für den Beginn der Auswärtstätigkeit. Eine Abgrenzung ist immer dann schwierig, wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen oder sich die oben angeführten Tätigkeiten vermischen.           

Tipp!           Lassen Sie sich beraten!

Tatsächliche Kosten

Die tatsächlichen Kosten können in jedem Fall abgerechnet werden. Hat man dazu Belege, wie Fahrkarten oder Hotelrechnungen, dann ist das kein Problem. Gibt es aber keine Belege, dann gelten sogenannte Pauschalen, die der Gesetzgeber festgelegt hat. Dies gilt insbesondere auch für Verpflegungskosten. Die Verpflegung kann nicht mit Belegen abgerechnet werden, denn sie gehört zur privaten Lebensführung. Abgerechnet werden können nur die Mehraufwendungen, die eine auswärtige Verpflegung verursachen (sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen).             Ähnlich verhält es sich auch mit den Fahrtkosten für den eigenen Pkw. Gehört der Pkw zum Betrieb dann können die tatsächlichen Kosten, wie Tankrechnungen und weitere Kosten, abgerechnet werden. Gehört der Pkw nicht zum Betrieb, wie z.B. der private Pkw des Arbeitnehmers, dann gilt eine Kilometerpauschale.

Pauschalen für Fahrtkosten

Es besteht die Möglichkeit zwei verschiedene Pauschalen in Anspruch zu nehmen:           

Beim individuellen km-Satz müssen die Fahrleistung des Fahrzeuges im Jahr und die Kosten festgehalten werden. Die Kosten werden ins Verhältnis zu den Gesamtkilometern gesetzt. Daraus ergibt sich ein individueller Kilometersatz, der für die Abrechnung der dienstlich gefahrenen Kilometer verwendet werden darf. Dazu muss aber ein Fahrtenbuch geführt werden.             

Möchte man das nicht oder ist es nicht möglich, dann kann man die dienstlichen Kilometer mit einem pauschalen Kilometersatz von 0,30 € abrechnen. Damit sind grundsätzlich alle Kosten für das Fahrzeug abgegolten. Lediglich sogenannte Reisenebenkosten, wie z.B. Parkgebühren, können noch zusätzlich abgerechnet werden.

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Hier wird unterschieden, ob es sich um eintägige oder mehrtägige Auswärtstätigkeit handelt.              

Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten gilt ab 8 Stunden Abwesenheit eine Pauschale von 12,00 €. Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung gilt eine Pauschale von 24,00 €. Für den An- und Abreisetag gilt dabei immer eine Pauschale von 12,00 €, auch wenn keine 8 Stunden Abwesenheit vorliegen. Bei Abwesenheitszeiten an zwei aufeinander folgenden Kalendertagen ohne Übernachtung kann entweder die Pauschale des Tages der längeren Abwesenheitszeit in Anspruch genommen werden oder eine tägliche Ermittlung erfolgen.          

Wird die Verpflegung durch den Auftraggeber oder Arbeitnehmer gestellt, dann werden die Pauschalen für jedes Frühstück um 20% der jeweiligen Pauschale und für jedes Mittag- und jedes Abendessen um jeweils 40% der geltenden Pauschale gekürzt.          

Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeiten werden die Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten 3 Monate gezahlt. Es sei denn, es liegt eine Unterbrechung dieser Auswärtstätigkeit von mindestens 4 Wochen vor.          

Tipp!           Lassen sie sich beraten!

Übernachtungskosten

Bei Auswärtstätigkeit im Inland müssen Übernachtungskosten immer durch Belege nachgewiesen werden. Dann werden auch nur die Übernachtungskosten, ohne Frühstück, berücksichtigt.  

Auslandsreisen

Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten sowohl bei den Verpflegungsmehraufwendungen, als auch bei den Übernachtungskosten für jedes Land eigene Pauschalen.

Lassen Sie sich beraten! Dieser kurze Abriss gibt keinen vollständigen Überblick über alle Regelungen des Reisekostenrechts. In speziellen Fällen kann es kompliziert werden. Deshalb holen Sie sich steuerlichen Rat ein! Die Mitarbeiter der Kanzlei helfen Ihnen gerne weiter!