Fahrtenbuch – ordnungsgemäß führen?

Wer die private Nutzung eines dienstlichen Pkw nachweisen muss, muss ein Fahrtenbuch führen. An ein solches Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung hohe Anforderungen. Nur wenn diese formalen Anforderungen erfüllt sind, wird das Fahrtenbuch anerkannt.

Das Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  1. Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
  2. Reiseziel,
  3. Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner,
  4. Umweg-Fahrten.

Das sieht übersichtlich aus. Allerdings steckt der Teufel im Detail. Bei der Prüfung der Fahrtenbücher wird immer wieder festgestellt, dass die Fahrtenbücher unvollständig sind.

Das sind typische Fehler:

Fahrten werden zusammengefasst 

Jede Fahrt muss einzeln aufgezeichnet werden. Wird das Fahrzeug verlassen, handelt es sich um eine Fahrt (z.B. beim Einkaufen oder Tanken). Nicht um eine separate Fahrt handelt es sich dagegen bei Stopps ohne genaues Ziel (z.B. Halt auf Parkplatz). 

Tankfahrten werden nicht extra erfasst  

Wird unterwegs getankt, handelt es sich um eine separate Fahrt (z.B. Mihla – Neukirchen / Tanken …, Neukirchen – Eisenach / Termin wegen Darlehensantrag Herr Schmidt Deutsche Bank … )

Umweg-Fahrten werden nicht aufgezeichnet   

Wer ein Fahrziel mehrmals ansteuert und dabei auf unterschiedliche Kilometer kommt, muss dokumentieren, welche unterschiedlichen Fahrtstrecken benutzt wurden.

Reiseroute wird nicht dokumentiert         

In vielen Fahrtenbüchern wird nur das Fahrziel, nicht die Fahrstrecke dokumentiert. Dies sieht man gerade wenn eine bestimmte Strecke öfters gefahren wird. Da die Spalten des Fahrtenbuchs schmal sind, werden oft Fahrten, insbesondere bei mehreren Zielen am Tag, nicht eingetragen.

Zweck der Fahrt wird nicht detailliert genug erfasst    

Aus der Aufzeichnung des Zwecks der Fahrt muss ersichtlich sein, weshalb der Fahrer die Person besucht hat. Z. B. „Besprechung“ reicht dafür nicht aus.

Besuchte Personen werden nicht aufgezeichnet 

Ebenso muss ersichtlich sein, welche Personen besucht wurden. Selbst wenn viele Personen an einem Tag besucht wurden (z.B. bei mehreren Kundenterminen) müssen diese alle eingetragen werden.

Fahrtenbuch stimmt nicht mit Belegen aus Buchführung überein  

Wenn aus Belegen in der Buchführung hervorgeht, dass Eintragungen im Fahrtenbuch nicht stimmen können, wird das Fahrtenbuch verworfen. Dies gilt auch für Tankbelege aus denen sich ergibt, dass der Sprit auf der gefahrenen Strecke gar nicht verbraucht werden konnte oder bei vom Fahrtenbuch abweichende Kilometerstände auf Werkstattrechnungen. In diesen Fällen muss zudem mit einem Steuerstrafverfahren gerechnet werden.

Fahrtenbuch stimmt rechnerisch nicht          

Neben den Textaufzeichnungen müssen auch die Kilometerstände im Fahrtenbuch festgehalten werden. Natürlich muss hier rechnerisch alles stimmen.

Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte werden als Dienstfahrten (Betriebsfahrten) erfasst

Fahrten zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Tätigkeitstätte sind keine Dienstfahrten (Betriebsfahrten). Diese sind separat zu erfassen und unterliegen eigenen steuerlichen Vorschriften.

Fahrtenbuch wird nicht zeitnah geführt       

Wer ein Fahrtenbuch nicht zeitnah führt, sondern es wöchentlich, monatlich oder für das gesamte Jahr nachschreibt, kann sich diesen Aufwand sparen. Das Fahrtenbuch wird nie den Anforderungen genügen, da viele Details nur durch ein tägliches Führen des Fahrtenbuches erfasst werden können.

Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Tipp!

Ob ihr Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, überprüfen die Mitarbeiter der Kanzlei sehr gerne.

Lassen Sie sich beraten!

Empfehlung: Elektronisches Fahrtenbuch

Viele der typischen Fehler lassen sich durch ein elektronisches Fahrtenbuch vermeiden. Dort werden die Fahrten automatisch erfasst, sobald das Fahrzeug abgestellt wird. Es müssen nur Art der Fahrt zugeordnet und Anlass und besuchte Personen erfasst werden. Dies kann in einer App auf dem Handy erfolgen. Selbst bei mehreren Fahrten an einem Tag ist das ein Aufwand von wenigen Minuten.

Tipp!

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hat eine Kooperation mit VIMCAR. Infos unter https://vimcar.de/fahrtenbuch

Wird das Fahrtenbuch über den Steuerberater bezogen, erhalten die Mandanten einen Rabatt! Außerdem können wir Sie beim Führen des Fahrtenbuches unterstützen.

Sprechen Sie die Mitarbeiter der Kanzlei einfach an.

Wir beraten Sie gerne!