Ordnungsgemäße Buchführung nur mit Verfahrensdokumentation

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Alle Unternehmer müssen ihre Geschäftsprozesse in einer Verfahrensdokumentation festhalten. Aus den

„Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD)“

ergeben sich die Anforderungen an Dokumente und Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, sowohl auf Papier als auch in elektronischer Form. Zu diesen gehören  

  • der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit,
  • der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit,
  • der Grundsatz der Vollständigkeit,
  • das Saldierungsverbot,
  • der Grundsatz der Bilanzidentität,
  • der Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit,
  • der Grundsatz der Einzelbewertung,
  • der Grundsatz der Vorsicht.

 

In der Verfahrensdokumentation wird der organisatorische und technische Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen und Aufbewahrung der steuerlich bedeutsamen Geschäftsvorfälle beschrieben.

 

Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?

Zunächst ist eine Bestandsaufnahme der oben beschriebenen Prozesse durchzuführen, in der die Erfassung und die Verarbeitung der Belege und Daten beschrieben wird. Darin muss außerdem dokumentiert werden, wie man die Belege und Daten wiederfindet und auswerten kann.  Auch Maßnahmen und Vorkehrungen gegen den Verlust und die Verfälschung der Belege und Daten sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. 

 

Was passiert, wenn eine Verfahrensdokumentation unvollständig ist oder fehlt?

In diesem Fall können Zweifel an der ordnungsgemäßen Buchführung entstehen. Entstehen diese Zweifel, dann handelt es sich um einen formellen Mangel. Liegen mehrere Mängel (z.B. formelle und materielle Mängel) vor, dann kann das Finanzamt die Buchführung oder die Aufzeichnungen verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Schätzungen führen regelmäßig zu hohen Steuernachzahlungen.

 

Was kann man tun?

Lassen Sie sich beraten! Die Mitarbeiter der Kanzlei unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen.