Welche (Pflicht-) Angaben muss ein Geschäftsbrief enthalten?

Was versteht man unter einem Geschäftsbrief?

Ein „Geschäftsbrief“ ist eine Mitteilung eines Unternehmens über dessen Angelegenheiten gegenüber Dritten. Dabei muss ein Geschäftsbrief immer an eine bestimmte Adresse gerichtet sein. 

Es kommt nicht darauf an, ob es sich um einen Brief, Fax, E-Mail, Rechnung, Angebot, Rundschreiben, Preisliste, Postkarte oder ein Formular handelt.

Dagegen gelten Rundschreiben, Werbung, Postwurfsendungen usw. ohne konkrete Adresse nicht als Geschäftsbrief. Um aber Streitigkeiten zu vermeiden, sollten diese auch die nachfolgenden Angaben enthalten.

 

Welche Angaben muss er nun enthalten?

Dabei ist zu unterscheiden, in welcher Rechtsform das Unternehmen firmiert:


Einzelunternehmen, Personengesellschaften

  • Name des Unternehmens
  • Angabe des vollständigen Vor- und Nachnamen der*s Inhaber*in
  • Anschrift des Unternehmens
  • Kontaktdaten (Telefon, Mail, Webseite usw.)
  • Angabe des persönlich haftenden Gesellschafters einer KG

Kapitalgesellschaften, Körperschaften, einschließlich im Handelsregister eingetragene Kaufleute

  • Name der Firma, wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (z.B. GmbH, AG, e.K. e.V., KdöR, UG (haftungsbeschränkt), PartGmbB)
  • Sitz des Unternehmens
  • Name und Nr. des Registergerichts
  • alle Geschäftsführer
  • Vor- und Nachnamen der*s Vorsitzenden des Aufsichtsrates

Daneben empfiehlt es sich die Umsatzsteueridentifikationsnummer auf dem Geschäftsbrief anzugeben.

 

Was gilt bei Rechnungen?

Bei Rechnungen sind weitere Angaben erforderlich.

Tipp!

Im Downloadbereich der Webseite www.Krause-Steuerberater.de können Sie eine Musterrechnung herunterladen.

 

Wie lange muss ich die Geschäftsbriefe aufbewahren?

Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahre.

 

Wie sieht ein Geschäftsbrief aus?

Die genaue graphische Darstellung der Angaben ist jedem freigestellt. Wichtig ist die inhaltliche Vollständigkeit.

 

Lassen Sie sich beraten!

Das ist eine kurze Übersicht, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Tipp!

Bei Zweifelsfragen holen sie sich bitte den Rat eines Rechtsanwaltes ein. Die Mitarbeiter der Kanzlei können eine Empfehlung aussprechen und stehen Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung!